L'objectif principal du poste est d'assister les équipes responsables des achats et de la passation de marchés en effectuant des tâches administratives et en veillant à ce que les processus soient suivis avec précision.

1      Description du poste

1.1    Objectif et missions

L'objectif principal du poste est d'assister les équipes responsables des achats et de la passation de marchés en effectuant des tâches administratives et en veillant à ce que les processus soient suivis avec précision.

1.2    Tâches Spécifiques

-          Fournir un soutien administratif général au service marchés contrats, tel que la gestion des documents, la saisie des données, la préparation des rapports, etc.

-          Veiller à ce que les différentes étapes du processus de passation de marchés de la préparation des appels d'offres à l'évaluation des offres et à la notification des soumissionnaires retenus soient respectées.

-          Être responsable de la gestion des soumissions, notamment de la réception, de l'enregistrement et de la classification des soumissions, ainsi que de la préparation des documents pour les examens des soumissions.

-          Aider à la mise en place de systèmes de dématérialisation des appels d'offres et des soumissions, ainsi qu'à la configuration et à la maintenance des plateformes de dématérialisation.

-          Gérer les documents liés à la passation de marchés, en les classant, en les enregistrant et en les archivant de manière appropriée.

-          Aider à former les utilisateurs internes et externes sur l'utilisation de la plateforme de dématérialisation, ainsi qu'à fournir une assistance technique aux utilisateurs en cas de problème.

-          Capable de travailler de manière professionnelle et discrète.

-          Effectuer toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et entrant dans son domaine de compétences.

-          Clause de confidentialité stricte.

-          Assistance aux différents départements du Secrétariat général de la COI (Domaines d'intervention).

-          Apporter des appuis à l’acquisition et la gestion des fournitures et produits d’entretien de l’organisation jusqu’au transfert de la gestion de ladite activité au service dédié.

A noter que les tâches mentionnées ci-dessus sont décrites de manière non limitative et pourraient évoluer selon les besoins de la COI.

2      Profil et qualifications requis

2.1    Qualifications et compétences

-          Diplôme Bac +2 au minimum en gestion, ou droit, ou informatique ou autre qualification acceptable à la Commission ou BAC et 5 ans d’expérience dans le domaine de la passation de marché.

-          Maîtrise écrite et verbale du français.

-          Niveau d'anglais intermédiaire.

-          Familier à l’utilisation des outils informatiques tels que les logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation, etc.

2.2    Expérience générale

-          Au moins 2 ans d’expérience dans le secteur en passation de marchés, ou informatique ou administratif.

-          Expérience dans les projets/programmes financés par les bailleurs de fonds et institutions financières internationales est un atout.

2.3    Expérience spécifique

-          Au moins une expérience dans les technologies de l'information et de la communication.

Postuler directement sur le site internet de la COI à l’adresse suivant : https://www.commissionoceanindien.org/opportunites-et-carrieres/)