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Notre client recherche un/une Administrative Assistant/ Officer (South).
Vos missions seront aussi diverses que variées dans la gestion administrative des dossiers.
Vos principales taches seront :
- Collecter les informations relatives aux ressources humaines et matériels du département Workshop. Cela inclut les données telles que les heures de travail des employés, les mouvements des équipements
- Vérifier la fiabilité et l'exactitude des informations collectées. Cela implique de s'assurer que toutes les données sont cohérentes, correctes et conformes aux procédures de l'entreprise
- Saisir les données dans l’ERP et de veiller à la synchronisation régulière des données entre l'ERP et d'autres systèmes ou bases de données connexes.
- Contrôler la fiabilité des informations et effectuer des réconciliations hebdomadaire et mensuelle. Tout écart doit être identifié et remonté au Responsable Hiérarchique.
- Enregistrer les données dans la GMAO à l'aide des "Intervention Sheets" soumises par les techniciens ou opérateurs. Valider ces interventions par le responsable du Workshop.
- Assister les chefs et responsables d’ateliers pour le processus d’achat du département
- Préparer les ‘Internal Requests’ et suivre les bons de commande (PO).
- Archiver les données saisies que ce soit sous forme électronique ou physique, pour référence future, conformément aux politiques d’archivage des documents de l'entreprise.
- Préparer les tableaux de bord nécessaires aux opérations de l’atelier et participer à l’analyse des données.
- Organiser la logistique et maintenir la liaison entre l’atelier et l’équipe de production concernant la mise à jour des documents légaux et de sécurité demandée par les autorités (Road Tax/Fitness/Assurance).
- Fournir de l’assistance aux opérations de l’atelier et l’ensemble du département dans tout autre tâche relative à l’organisation et à la communication.
- Contribuer activement à l'amélioration continue des processus administratifs en proposant des idées innovantes et en mettant en œuvre des solutions efficaces.
Vous avez une expérience confirmée sur un poste similaire. Vous avez une bonne maitrise de l'outil informatique (Ms Office Excel, Word, saisie dans des logiciels). Vous avez un bon relationnel, un sens du service et du contact client. Vous êtes autonome et faites preuve de rigueur dans votre travail. Vous êtes capable de prioriser vos différentes missions.
Proactive Talent Solutions reserves the right:
To call only the shortlisted candidates for interview.
Not to make any appointment following this advertisement nor to assign any reason whatsoever for accepting or rejecting any candidate.