Assistant(e) Administratif(ve) RH

L’Assistant(e) Administratif(ve) RH soutient l’équipe RH dans la gestion quotidienne des tâches administratives.

Responsabilités :
• Garantir la bonne gestion administrative du bureau RH pays (archivage, confidentialité, fiabilité des
dossiers).
• Assurer un support administratif efficace sur l’ensemble des processus RH (recrutement, intégration,
suivi, mobilité, paie).
• Contribuer à la fluidité des mobilités internationales : visas, titres de séjour, déplacements, organisation
logistique.
• Assurer la conformité légale et administrative des procédures et documents.
• Soutenir la relation avec les collaborateurs et assurer une communication claire et accessible.
• Participer à l’amélioration continue des process RH, notamment par la digitalisation et l’automatisation.
• Faciliter la coordination entre les services internes (RH, comptabilité, managers) et externes
(prestataires, ambassades, autorités).

Missions :
Accueil au bureau de Pays
• Répondre au téléphone et diriger vers le bon interlocuteur.
• Accueillir les collaborateurs et répondre à leurs questions.
• Gérer les commandes de café, thé, sucre, gobelets.
• S’assurer de la propreté de l’accueil.

Support RH & administration générale
• Gérer l’archivage, la confidentialité et le suivi des documents RH.
• Répondre aux questions des collaborateurs et orienter vers les bons interlocuteurs.
• Diffuser et mettre à jour les informations RH (procédures, communications internes).
• Rédiger lettres et attestations à la demande des collaborateurs.
• Mettre à jour les bases de données RH (suivi des arrivées, départs, mobilités).

Recrutement & intégration
• Participer aux activités de recrutement : annonces, tri de CV, organisation des entretiens,
communication candidats.
• Préparer les documents nécessaires pour l’arrivée des nouveaux collaborateurs.
• Participer à la mise à jour des procédures recrutement et intégration.

Mobilités internationales
• Être en contact avec ambassades/consulats pour connaître les procédures de visas (Maurice,
Madagascar, Seychelles, Afrique du Sud).
• Organiser les rendez-vous, constituer et suivre les demandes de visas pour les collaborateurs mobiles
(GO/GE/RDS).
• Réserver billets d’avion, train, taxis, chambres pour collaborateurs mobiles et en formation, en lien avec
les prestataires ; ainsi que pour la Direction Bureau de Pays.
• Préparer les documents nécessaires aux départs et informer les villages des arrivées.
• Anticiper les exigences spécifiques d’immigration selon les pays.
• Assurer le suivi et le renouvellement des titres de séjour (CHUE).

Suivi administratif et comptable
• Gérer les déclarations mensuelles de CSG pour les expatriés.
• Saisir les factures (DHL/Taxis/Transcontinents) dans Coupa.
• Assurer le suivi avec la comptabilité pour le traitement des factures.
• Accueillir et orienter les visiteurs (accueil/réception).

Amélioration continue
• Contribuer à la simplification, la digitalisation et l’automatisation des process.
• Proposer des solutions pour optimiser la gestion administrative et réduire les délais.

Savoir-faire :
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams, Coupa)
et le SIRH (Workday).
• Compétences en gestion administrative et suivi de dossiers.
• Gestion du temps et des priorités : organiser un emploi du temps productif, planifier efficacement,
mettre en place un calendrier de suivi.
• Connaissance basique des démarches liées aux visas et déplacements professionnels (souhaitée).

Attitudes attendues :
• Rigueur, sens du détail et fiabilité.
• Sens du service et orientation collaborateur.
• Communication claire et pédagogique.
• Confidentialité et éthique professionnelle.
• Dynamisme et énergie positive.
• Aisance relationnelle : être avenant(e), chaleureux(se), créer un climat de confiance.
• Proactivité et esprit d’amélioration continue.