Notre client recherche à recruter une Secrétaire pour ses operations.

Responsabilités:

• Organise les rendez-vous, Ie planning des directeurs et filtre les appels et les accueils ;
• Traite et transmet les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe ;
• Prépare et organise les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ... ) ;
• Effectue la frappe de documents;
• Gère les appels téléphoniques entre l’extérieur de I ‘entreprise et sa hiérarchie, et inversement :

• Réception des appels,

• Prise de messages,

• Orientation du public et des appels vers les différents services,

• Premiers renseignements.

• Accueille les clients et prestataires ou tout autre visiteur se présentant au bureau;
• Traite Ie courrier et la gestion des messages électroniques :

• Réception,

• Rédaction,

• Emission,

• Transmission aux services,

• Réponses.

• Tient les registres (despactch) des entrées et sorties de documents;
• Suit les plannings et organisation de I'agenda des directeurs ;
• Transmet les informations aux services concernes ;
• S'acquitte d'autres taches connexes teJles qu'assister Ie departement administratif et comptable :

• Imprime des plans pour Ie département créatif,

• Facturation et devis,

• Suivi des paiements et relances,

• Classement des pièces comptables,

• Suivi de la production.

• Prépare les rapports informatiques en cas de problème pour le suivi avec IT
• Organiser les journées du chauffeur de la compagnie
• Suivi des mails de la direction
• Gestion du stock / stationery.