ASSISTANT FORMATION

L’Assistant Formation contribue à la mise en oeuvre et au suivi de la politique formation du groupe ,assure la gestion administrative, logistique et réglementaire des formations suivies par les collaborateurs, en lien avec l’organisme de formation interne .

COORDINATION DE LA FORMATION INTERNE

Assurer l’interface opérationnelle entre le service formation, les services RH opérationnels, les responsables d’agence, les managers et les organismes de formation.
Recueillir, analyser et consolider les besoins en formation exprimés par le service RH Opérationnel, les agences et les responsables opérationnels.
Participer à la planification globale des sessions de formation en tenant compte des impératifs opérationnels (continuité de service, contraintes planning).
Optimiser l’affectation des collaborateurs sur les différentes sessions (multi-sites).
Suivre les inscriptions et garantir la bonne transmission des listes de participants.
S’assurer du bon déroulement des actions de  en lien avec les centres de formation (interne ou non)

GESTION ADMINISTRATIVE DES FORMATIONS

Créer et mettre à jour les dossiers de formation des collaborateurs dans les outils internes.
Renseigner, transmettre et archiver les documents obligatoires : conventions de formation, devis, convocations, attestations de fin de formation.
Suivre la présence des collaborateurs et relancer les absents ou les managers concernés.
Gérer les reprogrammations nécessaires en coordination avec les agences et les organismes de formation.
Collecter les documents administratifs liés à la formation (émargements, évaluations, attestations).
Enregistrer, archiver et classer les preuves de réalisation des formations dans les systèmes internes
Contractualiser avec les organismes de formation locaux et répondre aux obligations en terme de formation professionnelle et des procédures internes.

ORGANISATION LOGISTIQUE DES ACTIONS DE FORMATION

Coordonner les flux inter-sites : planification des passages en formation, optimisation des déplacements.
Gérer les demandes de matériel ou d’équipements nécessaires pour la participation des collaborateurs.
Centraliser les besoins logistiques transmis par les organismes de formation(horaires, lieux, possibilités d’accueil).
Organiser et suivre les déplacements des agents si la formation est réalisée sur un autre site (si applicable à la politique interne).
Valider les notes de frais inhérents à l’activité formation
Organiser les sessions : réservations de salles, matériel, convocations des stagiaires.
Assurer le suivi et la conformité des pièces du dossier de formation.

SUIVI DE L’ACTIVITÉ ET REPORTING

Actualiser les tableaux de bord liés à la formation :
Mettre à jour les données formation dans les outils RH internes.
Préparer des reportings réguliers à destination de la direction, des opérations ou des services RH.
Contribuer à la réalisation du plan de développement des compétences.

COMMUNICATION ET ACCOMPAGNEMENT INTERNE

Informer les collaborateurs et managers sur les sessions planifiées, les obligations réglementaires, les prérequis.
Répondre aux questions des agences concernant les formations internes, leur planning et les inscriptions.
Participer à la diffusion des supports ou informations liés à la formation (calendriers, procédures internes).
Contribuer à la sensibilisation sur l’importance des recyclages obligatoires dans la sécurité privée.

Savoir Faire :

Maîtrise de la gestion administrative dans un environnement multi-sites.
Connaissance solide des obligations réglementaires du secteur sécurité privée (CNAPS, recyclages, SSIAP, TFP/MAC APS).
Capacité à gérer des plannings complexes et des flux importants.
Maîtrise des outils bureautiques, SIRH et systèmes internes de suivi de formation.
Aisance dans la coordination entre plusieurs services et interlocuteurs.

Savoir Être :

Organisation, rigueur et gestion des priorités.
Sens du service et communication claire.
Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés.
Discrétion et confidentialité.
Adaptabilité à un environnement très opérationnel et fortement réglementé.