Notre client recherche à recruter une Secrétaire pour ses operations.
Responsabilités:
- Organise les rendez-vous, Ie planning des directeurs et filtre les appels et les accueils ;
- Traite et transmet les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe ;
- Prépare et organise les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ... ) ;
- Effectue la frappe de documents;
- Gère les appels téléphoniques entre l’extérieur de I ‘entreprise et sa hiérarchie, et inversement :
• Réception des appels,
• Prise de messages,
• Orientation du public et des appels vers les différents services,
• Premiers renseignements.
- Accueille les clients et prestataires ou tout autre visiteur se présentant au bureau;
- Traite Ie courrier et la gestion des messages électroniques :
• Réception,
• Rédaction,
• Emission,
• Transmission aux services,
• Réponses.
- Tient les registres (despactch) des entrées et sorties de documents;
- Suit les plannings et organisation de I'agenda des directeurs ;
- Transmet les informations aux services concernes ;
- S'acquitte d'autres taches connexes teJles qu'assister Ie departement administratif et comptable :
• Imprime des plans pour Ie département créatif,
• Facturation et devis,
• Suivi des paiements et relances,
• Classement des pièces comptables,
• Suivi de la production.
- Prépare les rapports informatiques en cas de problème pour le suivi avec IT
- Organiser les journées du chauffeur de la compagnie
- Suivi des mails de la direction
- Gestion du stock / stationery.
Profil:
. La compétence prime sur les diplômes
. 2 ans d'expérience souhaitable
. Connaissance en informatique
. Bilingue (Français/Anglais) à l'écrit et à l'oral
. Expérience en Autocad