Rattaché à la Direction, l’adjoint(e) administratif et comptable se verra attribuée les missions principales suivantes : - Assurer la gestion administrative de l’entreprise; - Saisie et suivi comptable; - Mise en place et veille au respect des procédures administratives et comptables.
Pôle administratif :
- Assurer le suivi des courriers et dossiers administratifs ;
- Assurer l’interface avec les partenaires externes de l’entreprise (expert comptable, banque, organismes sociaux, assurance, siège social, transport du personnel) ;
- Démarches administratives et organisationnelle diverses (banques, autorités, ..) ;
- Suivi des stocks et état de matériels bureautiques et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs ;
- S’occuper des démarches administratives liées aux assurances, licences, etc ;
Autres tâches (optionnel)
- Gérer le planning du chauffeur-coursier rattaché au département conformément aux besoins opérationnels ;
- S’occuper des problèmes informatiques et assurer la liaison avec le prestataire informatique ;
Pôle comptable et financier :
- Saisie des opérations comptables;
- Classement et archivage des pièces comptables;
- Facturations et devis;
- Suivi des paiements et relances débiteurs;
- Réception des factures et préparation des paiements;
- Suivi de la trésorerie;
- Rapprochement bancaire ;
Assure la prise de caisse du restaurant et front office
- Préparation des déclarations fiscales et sociales (NPS, VAT, etc);
- Mise à jour des tableaux de bord ;
- Reporting hebdomadaire à la Directrice administrative et financière;
- Assister la Directrice administrative et financière dans le montage et la clôture de l’exercice comptable ;
- Gere le petty cash et tiens un registre des entrées et sorties [ou supervise la gestion du petty cash] ;
- Gère les réclamations clients/tours operateurs ;
- Comptabilise et assure l’enregistrement des encaissements et Petty cash de la réception ;
- Préparation du versement pour la banque
- Vérification/validation des données du restaurant/réservation/front office pour l'intégration dans la comptabilité ;