Assistante administrative / Administration des ventes

Fiche de Poste

Assistante Administrative

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Date

déc. 16

Réf :

HR/16

SAISIE

MISSIONS

1. Saisie de dossiers client Prestataire de Santé A Domicile (France)

• Commande
• Reprises  
• Enregistrement sur Click RDV
• Dossiers : Sets de perfusion, Diffuseurs, Pansements
• Commandes Hôpitaux
• Traitement des dossiers non conforme (pas de stock, coordonnées, dossier suspendu, changement de lieu de stockage, coordination)
• Dossier achat de matériel : montage du dossier, demande de pièces (Bulletin de Situation, Ordo)
• Accusé-Réception : traitement et envoi de mail
• Dossier NPC : Vérifier l’antériorité et la cohérence du dossier. Suivi en lien avec le service facturation

1. Suivi

• Envoi des SMS de confirmation des livraisons
• Classement boite mail 

1. Saisie factures fournisseurs

• Création de la facture
• Vérification de la cohérence entre bon d’entrée et la facture
• Archivage

RELATION CLIENT

1. Réception d’appels

• Appels patients : vérification livraison (planning)
• Reprise : validation avec le patient la date de reprise + mail 
• Pb de fonctionnement matériel : vérifications de base, transmission de l’info par mail
• Appels divers : fournisseur, appel commercial…
• Suivi mails des appels

1. Emission d’appels

• Confirmation RDV pour livraison matériel
• Standard téléphonique, transfert d’appels

1. Coordination

• Rédaction d’un tableau de suivi des appels
• Appels internes de suivi de dossiers

Fiche de Poste

Assistante Administrative

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Date

déc. 16

Réf :

HR/16

SAVOIR ETRE

QUALIFICATIONS

• HSC, BAC + 2
• Minimum 2 ans d’expérience professionnelle

COMPETENCES

• Maitrise des outils bureautiques : Outlook, Gmail, Word, Excel
• Capacité d’adaptation rapide sur les nouveaux outils informatiques
• Excellente expression orale en français
• Capable de rédiger des mails en français
• Capacité à hiérarchiser les urgences
• Très bon sens de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d’adaptation aux changements
• Savoir rendre compte
• Discrétion
• Sens de l’écoute

ORAGNISATION

HORAIRES

• Horaires France été : 12h-21h
• Horaires France hiver : 13h-22h
• Lundi au Vendredi

CONTRAT

• Contrat à durée indéterminée

CONGES

• Jours fériés français

Rédacteur

Emmanuel Adain